秘書を目指す方へ。現役秘書が語る仕事内容と身につくスキル

日々のこと

私が秘書というお仕事を始めてから4年目に突入しました。

秘書ってどんなことをしているんだろう、と気になったことはありませんか?

私は当初、いつも社長のそばにいて、華やかで、仕事ができて気配りができる人というイメージがあり、少し憧れがありました。

ちなみに残念ながら私は気配りができるタイプではないですし、バリバリのキャリアウーマンというタイプでもありません(笑)

それでも、できる限りの努力はしてきました。

気配りのできない私には無理だろうと思っていたのに、4年間続けることができました。

全く無知のまま秘書室に入り、何をしたらいいか分からなくて仕事がない…という状況にも陥ったことがあります。

この記事は、昔の私のように秘書業務って何をすればいいの?と悩んでいる方秘書という仕事を将来やってみたいと考えている方、もしくはこれから秘書のお仕事を始める方に向けて参考にしていただけるよう私の日常業務この4年間で身についたと感じたことについてご紹介します。

秘書業務とはどんなことをしているのか?

秘書の業務は幅広く、社長や役員からの指示であればどんなことでも対応しなければなりません。

また、社長のサポートとは無関係の総務よりの仕事を依頼されることもあります。

急に発生する仕事も多いですが、ここでは通常のルーチンワークで行っている業務についてご紹介します。

スケジュールの調整

秘書のメイン業務はやはりスケジュール調整です。

普段私は下記のようなスケジュールを調整しています。

◆主なスケジュール◆

・社内会議(月約40件近くあります。忙しい…(^^;)

・外部のお取引先様との面談、商談、会食

・TV、雑誌、新聞などの取材予定

・講演会

・勉強会やセミナー

・ゴルフ

・懇親会

・出張先の宿泊、交通手段の手配出張先での行動予定全般

日々社内外から社長のスケジュールについて電話で問い合わせや依頼が来ます。

「スケジュールの調整なんてすぐに終わるのでは?」と思われがちですが、これが意外と時間がかかるんですね…。忙しい社長の予定はあっという間に埋まるので、優先順位を考えて一度決めた予定も再調整になることもしばしばあります。また、体調不良などで急に予定を変更しなければならない場面もあります。

何も考えずに調整してしまうと予定がバッティングしてしまったり、忙しすぎて負担をかけてしまうので、敢えて前後の時間は30分(最低でも15分)はなるべく空き時間を確保するようにしています。

また、依頼があったからといって全てのスケジュールを調整するのではなく、優先度の低い仕事はお断りをするフィルター役にもなっています。もちろん秘書の独断で勝手にお断りするようなことはせず、必ず報告・確認をした上でお断りを入れるようにします。(明らかな売り込みの電話は除く)

秘書の仕事をしてからは毎日スケジュールとにらめっこです。

慶弔関連の手配

大事なお取引先様へお祝いの電報やお花を送ったり、訃報の連絡が入るとすぐに弔電や供花の手配をするのも秘書の仕事です。そのため、毎日人事情報や訃報を新聞でチェックをするようにしています。

また、郵便物の中に取引先からの新体制のお知らせや社長交代の挨拶状などが届くので確認をするようにします。

ここで大切なことは自分の会社の得意先がどこなのか、社長が親しくしている方は誰なのか、把握しておくことです。得意先や親しくしている人を把握していないと新聞をチェックしても分からない、ということになってしまいます。

秘書の仕事を始めたばかりの人にはなかなか難しいかもしれません。(私も全くわかりませんでした)

先輩や上司から教えてもらえるのであれば問題ないのですが、教えてくれる人がいない場合は名刺データを辿るしかありません。

必ずサポートする役員の名刺はお預かりした上で、お会いになった日付や目的をメモしておくようにしましょう。

慶弔関連の手配内容
  • 昇進のお祝い
  • 新店や新事務所設立のお祝い
  • 結婚のお祝い
  • 弔電・供花の手配

お中元・お歳暮・手土産などの手配

毎年7月頃にお中元、12月にはお歳暮を親しいお取引先様へお送りしています。

自社で作っている商品をお送りする会社もあれば、銘菓やコーヒーなどをお送りする会社など様々です。一番多いのは銘菓ですね。

何をお送りするかは、サポートする役員の希望を聞きましょう。

また、お中元やお歳暮を頂いたら必ずお礼状を書いてお送りするのがマナーです。

できれば2~3日以内にはお送りしたいものです。(忙しくて手が回らないことも事実‥)

お中元・お歳暮を頂いた会社はリスト化し、次回お送りする先を決める時の参考にしておくと良いです。

お中元やお歳暮でよく頂くもの・お送りするもの
  • 食品や飲料系の会社であれば企業の商品
  • 本社のある地域の銘菓
  • 果物(スイカ・メロンなど)
  • お米
  • コーヒー
  • ドリンク類
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社員みんなに配れるようなものが個人的にはいいかな、と思っています。

しかし、最近ではお中元やお歳暮を廃止する会社も増えてきました。コロナの影響や働き方改革の一環のようです。手配する手間が省けるのはいいですが、ちょっと寂しい気もしますね。

また、会食のお誘いを受けた時や、先方の会社へ訪問する時など、人数分の手土産を事前に準備してお渡ししています。

会食や訪問の際は手土産が必要か、何をお渡ししたいか、確認をとるのを忘れないようにしましょう。

お礼状・挨拶状・招待状などビジネス文書の作成

ビジネス文書を作成する業務は非常に多いです。

お中元やお歳暮はもちろん、祝電やお祝いの贈り物などを頂いた時は必ずお礼状を作成してお送りします。

また、役員の人事異動や社長交代などがあればお取引先様に知らせるため、挨拶状を作成してお送りしなければなりません。

その他、会食の招待状、新しい事務所や工場竣工式のご案内状など、お取引先様へお送りする文書は秘書が作成します。

初めの頃はビジネス文書の書き方が分からず苦労しましたが、大体の形式が決まっているので慣れればサクッと書けるようになるものです。ただし、形式通りの文章は気持ちが伝わらないので1つや2つオリジナルの文章は入れたいものです。

・会食や商談後のお礼状の場合はその時会話した内容について

・頂き物のお礼状であれば、使ってみた感想や食べてみた感想について

上記のポイントについてお手紙の中で触れると良いでしょう。

しかし、自分が会食や商談をしたわけではないのでここが難しいところですが、お礼状を書くように指示があった時にどのようなことを会話したのか、お手紙の中で伝えてもらいたいことなどを事前に確認できるとベストです。

もし事前に聞けなかった場合もお手紙を作成してからサポートする役員に送る前に確認してもらうことで、もし不足があれば「ここはこのように書いてほしい」などと指示があるはずです。

また、毎年12月末には年賀状の作成も行っています。

年賀状はお取引先様の住所や企業名、お名前を印字するだけですが、毎年ものすごい量です(^^;

秘書以外のお仕事をされている方も悩まされているのではないでしょうか?

年賀状も最近では廃止する企業が増えてきていますね。

日本企業は紙文化が根強いので、今後もっとDX化が進んでいき業務負担軽減につながるといいなと考えています。

来客対応

社内へお客様がいらっしゃった時、応接室へのご案内やお茶出し、場合によってはお食事の準備も対応します。

お客様へは事前にいらっしゃる方のお名前・役職・人数を確認しておきましょう。

役員から聞かれることもありますし、人数によって使う応接室や会議室も変わるからです。

また、お客様が困らないように駐車場情報や住所、ビルの何階に来てほしいのか等、詳細情報は必ずお伝えしておきましょう。

その他、社内で勉強会や講演会が開催される時は事前に会場の準備や資料の作成・印刷なども行っています。

社長室(役員室)の整理や書類・名刺の整理

役員が仕事をしやすい環境を整えることも秘書の大事な仕事です。

定期的に掃除機をかけたり、書類をすぐに取り出せるように分類しておいたりします。

ただし、勝手にあれこれ片づけ過ぎてしまうと、逆に「あの書類はどこに行ったの?」ということにもなりかねないので、私はデスクの上は散乱しているものを整える程度であまり動かさないようにしています。

秘書の仕事を通して身についたこと

まだまだ未熟ですが、それでも4年間仕事を続けてみて成長したと感じたことは3つあります。

身についたと感じること
  • 観察力
  • 報連相スキル
  • 文章力

秘書はスケジュール調整がメイン業務なので、社長への確認事項はどんどん溜まっていきます。

初めの頃はどのタイミングで報連相をすればベストなのかが分からず、タイミングを間違えて怒られることもたくさんありました。いわゆる空気が読めていなかった、ということです(^^;

相手をよく観察することで、今は考え事をしているのか、今日は体調はいいのか今話しかけても仕事の邪魔にならないか、など表情や行動を見て判断できるようになりました。

報連相の仕方も質問されそうなことをある程度予測できるようになったので、事前に必要な情報を収集しておき、効率よく確認できるようになりました。

文章力については日々の業務で何度もビジネス文書を作成するため、とても鍛えられていると感じます。

また、身についたこととは違いますが、社長との信頼関係も少しずつですが築いてこれたように思います。何も知らない私は本当に役立たずでとても迷惑をかけてしまったと思いますが、以前よりも依頼されることが増え、頼りにされるととても嬉しい気持ちになります。

これまで見捨てずにいてくださったことを感謝しています。

まとめ

秘書の仕事は幅が広いので、ここでご紹介したことだけが全てではありませんが、大体のイメージが掴めたのではないかと思います。

ドラマのような華やかなお仕事ではないですが、誰かをサポートするお仕事が好きな人、事務仕事が苦にならない人には向いていると思います。逆に、数字を追いかけて自ら実績を作りたい!と考えるタイプの人にとっては物足りなく感じるかもしれません。

しかし、今回お話した業務は実務メインであり、上級秘書になるともっと社長の近くで一緒に経営戦略を考えたり、社長の代わりに商談したりと高度なお仕事もしています。

私自身は気が利くタイプではないので失敗や反省も多い日々なのですが、秘書という仕事は人から感謝されることが多い仕事なので、とてもやりがいを感じますし、何より社長の近くでお仕事ができることに誇りを感じます。

この記事を読んで秘書という仕事に興味を持っていただけたら嬉しいです。

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